Les employeurs peuvent-ils exiger le dépôt direct

Puis-je exiger que mes employés utilisent le dépôt direct?

Publié le 27 juillet 2016

96% des employés américains reçoivent leur salaire par dépôt direct, selon une enquête de l'American Payroll Association. Le dépôt direct présente de nombreux avantages: épargner aux employés un voyage à la banque, réduire les coûts de l'employeur sur les chèques papier et réduire le gaspillage de papier. Mais cette méthode de dépôt populaire et utile peut-elle être une exigence pour vos employés?

Selon les lois de l'État, les employeurs peuvent exiger que leurs employés reçoivent des paiements par dépôt direct. Recevoir des dépôts directs peut même être inclus comme une condition d'emploi dans certains États. Les restrictions sont:

# Aucun employeur ne peut exiger qu'un employé utilise le dépôt direct dans une banque donnée.

# Les employeurs ne sont pas autorisés à facturer des frais de personnel en fonction de la méthode de paiement.

# Les employés doivent avoir accès à leurs talons de paye.

Si un employé n'a pas de compte bancaire, les paiements par dépôt direct peuvent toujours être effectués via une carte de paiement.

Si vous fournissez un dépôt direct à vos employés, vous pourriez également être tenu de leur fournir un talon de paye si c'est nécessaire dans votre état. La loi fédérale n'impose pas de talons de chèque aux travailleurs, mais la Fair Labor Standards Act exige que les employeurs tiennent des registres précis des salaires et des heures travaillées des employés. Votre état pourrait ne pas exiger de talons de paie émis par l'employeur, mais un employé a le droit de demander des registres de paie.

Par exemple, les talons de chèque imprimés sont obligatoires en Arizona, au Colorado, au Connecticut, à Hawaï, en Iowa, au Maine, au Minnesota, au Nouveau-Mexique, en Caroline du Nord, au Texas et au Vermont. cependant, La plupart de ces États autorisent maintenant les employeurs à utiliser des talons de chèque électroniques tant que trois normes sont respectées:

# Les employés peuvent accéder au talon de chèque par voie électronique

# Les employés ont un login unique et sécurisé

# Les talons de paie peuvent être imprimés

Plusieurs états ne vous obligent pas à fournir des talons de paie tous: Arkansas, Floride, Louisiane, Mississippi, Nebraska, Dakota du Sud, Tennessee et Virginie. * Les autres États exigent un talon de paye, qu'il soit imprimé ou disponible électroniquement, comme les talons de chèque en ligne de Paycor ou l'application Employee Mobile.

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Les employeurs peuvent-ils faire un dépôt direct obligatoire?

Nous vivons à l'ère de la technologie. Pour la plupart, de nombreux aspects de l'entreprise se font en ligne sans une trace papier physique. Ainsi, lorsque vous planifiez comment payer vos employés, vous pouvez envisager le dépôt direct.

Le dépôt direct est un transfert électronique de fonds (TEF) qui vous permet de mettre les chèques de paie de vos employés directement dans leur compte de chèque ou d'épargne. Les employeurs peuvent-ils rendre le dépôt direct obligatoire?

Le dépôt direct peut vous faire gagner du temps et vous assurer que votre paie est sécurisée et organisée. Les employés peuvent augmenter leurs économies personnelles et éliminer les tracas de courir à la banque pour déposer un salaire chaque jour de paie. Cependant, certains employés préfèrent recevoir des chèques papier le jour de la paie pour se débrouiller. Comme avec n'importe quoi, il y a des avantages et des inconvénients du dépôt direct.

En raison des avantages du dépôt direct, une question brillante peut venir à l'esprit: les employeurs peuvent-ils rendre le dépôt direct obligatoire? La réponse dépend de l'emplacement de votre entreprise.

Il existe des lois fédérales sur le dépôt direct, mais les États peuvent également prendre des règlements. La Loi sur le transfert électronique de fonds (AELE) protège les employeurs et les employés qui utilisent des fonctions comme le dépôt direct. La loi fédérale stipule que les employeurs peuvent rendre le dépôt direct obligatoire. Cependant, l'une des conditions suivantes doit être remplie:

  1. L'employé doit pouvoir choisir la banque pour le dépôt direct
  2. Si l'employeur choisit la banque, il doit offrir une autre forme de paiement pour l'employé, comme un chèque en papier

Gardez à l'esprit que la réglementation de l'État peut empêcher les employeurs de choisir la banque pour le dépôt direct. Vérifiez auprès du département du travail de votre état pour plus d'informations.

Selon les lois fédérales et étatiques, l'employé doit autoriser le dépôt direct en fournissant ce qui suit:

  1. Nom et numéro de routage de la banque
  2. Type de compte (vérification ou économies)
  3. Numéro de compte

Vous pouvez également demander à vos employés un chèque annulé avec leurs informations de dépôt direct pour vérifier que les numéros sont corrects. Assurez-vous de conserver les renseignements sur le dépôt direct de votre employé.

Si vous choisissez d'utiliser le dépôt direct, vous devrez fournir à votre employé un relevé indiquant le montant déduit de son chèque de règlement. La déclaration peut être en ligne ou sur papier.

Les lois des États ne sont pas aussi simples que la loi fédérale. En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous devrez suivre les lois de votre état. Vérifiez auprès du département du travail de votre état pour les règlements spécifiques. Le tableau ci-dessous montre les lois sur le dépôt direct obligatoires par état pour les petites entreprises.

Comment le dépôt direct fonctionne-t-il pour les employeurs?

Le dépôt direct peut éliminer le besoin de fournir un talon de paie papier.

Le dépôt direct est la pratique de transférer de l'argent par voie électronique plutôt que de donner à quelqu'un une vérification sur papier. Il présente des avantages tant pour l'employé que pour l'employeur et constitue une pratique bénéfique pour l'environnement car il réduit la quantité de papier utilisée pour la rédaction des chèques ou le stockage de la documentation des transactions financières. Le dépôt direct diminue également le risque de perte de paiement et identifie le vol. Selon Automated Clearing House, une organisation qui gère les dépôts directs pour de nombreuses organisations, les chèques papier perdus ou volés et les relevés de facturation papier sont les sources les plus courantes de vol d'identité.

La mécanique du dépôt direct

Environ 60 pour cent des employés aux États-Unis sont payés par dépôt direct, selon la Fédération nationale de l'entreprise indépendante. Premièrement, l'employeur doit établir un compte bancaire pour ses activités de paie. L'employé soumet une copie d'un bordereau de dépôt annulé à l'employeur pour permettre que les informations sur son compte bancaire soient saisies dans l'organisation et les systèmes logiciels de la banque. L'employeur transmet électroniquement la masse salariale dans son compte bancaire. Lorsque le salaire arrive, une transmission électronique place le salaire de l'employé directement dans le compte de l'employé. Aucun chèque en papier n'est émis, même si l'employé peut toujours recevoir un talon de paie ou d'autres documents de paiement de l'employeur.

Le dépôt direct a un certain nombre d'avantages pour l'employeur. La fraude par chèque est impossible avec le dépôt direct. L'employeur peut réaliser des économies de coûts considérables; il faut moins d'heures de travail pour gérer les aspects physiques de la paie et la nécessité d'acheter des chèques papier diminue. Le travail impliqué dans l'impression, le pliage et le bourrage des chèques de paie dans des enveloppes est éliminé par dépôt direct. Les charges de travail de la comptabilité changent, car le dépôt direct réduit les problèmes tels que les chèques perdus ou les retards de paiement. La réduction du risque de chèques perdus ou volés profite à la fois à l'employé et à l'employeur.

Le dépôt direct fournit à l'employeur des rapports de transactions électroniques immédiats. Selon le logiciel utilisé, d'autres rapports financiers pourraient être immédiatement disponibles, ce qui ne serait pas possible dans un système papier. Le dépôt direct permet à un employeur d'éliminer entièrement les talons de paie papier en donnant aux employés un accès en ligne à leurs informations de paie. Dans certains États, les employeurs peuvent exiger que leurs employés utilisent le dépôt direct. Cela peut être avantageux car cela empêche d'avoir deux systèmes de paie, qui sont nécessaires si seulement une partie des employés d'une organisation utilise le dépôt direct.

La mise en place de systèmes de dépôt direct peut entraîner certains coûts. De nombreuses banques facturent des frais d'installation de 50 $ à 149 $, selon le NFIB. La taille de l'employeur et la relation avec la banque pourraient avoir une incidence sur le montant des frais. Certaines banques facturent également des frais de compte mensuels. En règle générale, un employeur est facturé chaque fois qu'il fait un dépôt, chaque fois que l'action est prise sur le compte de l'employeur et chaque fois que le compte de l'employé est consulté pour le compte de l'employeur, selon le NFIB. Les frais de transaction varient selon la banque, la taille de l'employeur et d'autres facteurs, et peuvent varier de quelques centaines à plusieurs centaines de dollars.

Beth Greenwood est infirmière et écrivaine depuis 2010. Elle se spécialise dans les sujets médicaux et de santé, ainsi que dans des articles sur les professions de la santé. Greenwood détient un associé en sciences infirmières du Shasta College.

Citer cet article

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    Oui, dans certains états. En fait, recevoir le dépôt direct peut être utilisé comme condition préalable à l'embauche dans de nombreux États, à condition de respecter les exigences suivantes:

    • Vous n'avez pas besoin d'employés pour utiliser une banque spécifique.
    • Vous ne pouvez pas facturer de frais en fonction du mode de paiement.
    • Les employés doivent toujours avoir accès aux talons de paie.

    États qui autorisent le dépôt direct obligatoire

    L'Indiana, le Kansas, le Minnesota, le Missouri, la Caroline du Sud, le Texas, la Virginie, Washington et la Virginie occidentale permettent aux employeurs d'exiger le dépôt direct. Cependant, même ces États maintiennent une exception obligatoire pour les employés qui n'ont pas de compte bancaire, ce qui leur permet d'opter pour un chèque de paie traditionnel, une carte de paie ou une compensation en espèces.

    Bien que la grande majorité des employés et des employeurs aux États-Unis préfèrent le dépôt direct, certains employés apprécieront grandement l'option de recevoir un chèque de paie à la place.

    Puis-je exiger que mes employés participent au dépôt direct?

    Soumis par Anonymous

    Puis-je exiger que mes employés participent au dépôt direct?

    Les employeurs ne peuvent pas (sauf si vous êtes le gouvernement fédéral) exiger que leurs employés participent au dépôt direct. Vous pouvez éduquer vos employés sur la commodité du dépôt direct, mais vous devez leur offrir un autre moyen de paiement.

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